Sanal takımlar üstün yeteneği ekonomik şekilde biraraya getirmenin yolu.”

Bugünün mobil işgücü, teknoloji ve esnek çalışma ortamları sayesinde her yerden çalışabiliyor. Bu bir ihtiyaca da dönüşmüş durumda. Öncelikle, Türk şirketleri dahil, büyüyen şirketler değişik ülkelere ve ülke içinde de farklı lokasyonlara yayılmakta. Buna ek olarak, ofis dışında uzaktan çalışılan günler konusunda esneklik eskisine göre daha fazla. Çalışanlar, uzaktan çalışma opsiyonlarını iş/hayat dengesi açısından da değerli görüyorlar. Açıkçası, bu konuda çalışanların aldıkları sonuçlara ve o sonuçları almak için gittikleri yola bakan şirketler, çalışanların ne zaman nerede olduğunun izini süren şirketlere göre daha kârlı. Uzaktan çalışma, şirketlerdeki yeni nesil çalışanlara göre standard bir çalışma şekli. Verimliliği arttırdığı gibi personel devrini de azaltabiliyor.

HER YERDEN HER YERLE ÇALIŞMA

Bundan onbeş yıl önce farklı yerlerden bir takım halinde çalışmayı destekleyen ne kültür, ne de teknoloji yerli yerinde idi. Şimdi birçok işi her yerden yapmak mümkün. Bu da uzak ofisler, ortak çalışma alanları, otel odası, ev gibi lokasyonları işin yürütülebileceği yerler haline getiriyor. ABD’de yapılan bir araştırmada katılımcıların %79’u her zaman veya sık sık dağınık yerlerdeki takımlar halinde çalıştıklarını belirtmişler. Bu ciddi bir oran. BCG’nin 2009 yılında yaptığı bir çalışmada, dağınık lokasyonlardaki takımların aynı ofisi paylaşan takımlara göre daha iyi performans gösterdiği çıkmış. AON’un yayınladığı bir raporda da sanal takımlar halinde çalışmanın çalışan verimliliğini %43’e kadar arttırdığı söylenmekte.

Sanal takımlar halinde çalışmanın çalışanlar için cazibesi, iş ve kişisel hayatlarını esnek yaşayabilmek ve global bir ekiple ilişki kurmak. Şirketler için cazibesi ise en iyi ve en düşük maliyetli iç ve dış global yetenekleri kullanmak ve ofis maliyetlerini önemli ölçüde düşürmek. Nitekim ABD için bu rakamın çalışan başına yılda $2.000 civarında olduğu hesaplanmış. Bütün bu faydaların hayata geçirilebilmesi ve istenen sonuçların alınabilmesi için işin doğru yapılması şart. İşi doğru yapmak da öncelikle sanal takımlarla çalışmada zorlukların nerede yattığını anlamaktan geçiyor. En önemli zorluk olarak belirtilen ise iletişim. Bazı kişiler halâ iletişim teknolojilerini kullanmayı zor buluyor. Özel hayatta sosyal iletişimin video ve kısa mesajlarla yürüdüğünü düşününce bu ilginç bir durum.

Bugün iş ortamı için tasarlanmış iletişim teknolojileri çok gelişmiş durumda. Kısa mesajla gerçek zamanlı iletişim için Slack ve MS Teams gibi uygulamalar birçok şirkette mail trafiğini önemli ölçüde azalttı. Proje yönetimi ve iş takibi için Trello ve Asana, video toplantılar için Zoom ve Cisco Webex gibi uygulamalar daha yaygın kullanımda olan örnekler. Ortak takvim ve iş akışı yönetimi için de çeşitli uygulamalar var. Bunlar platformdan bağımsız çalışıyor. Yani herkesin her zaman yanında olan cep telefonlarında da çalışıyorlar. Sanal takımlar arasında iletişimi geliştirmenin yolu öncelikle bir iletişim ve işbirliği kültürü oturtmaktan ve doğru iletişim araçlarını seçmekten geçiyor. Mailde boğulan çok şirket gördüm. Tabi şunu da unutmamak lazım. Takımın performansı teknolojinin kendisine değil, takım elemanlarının bu teknolojileri nasıl kullandığına bağlı.

SINIR ÖTESİ RÜYA TAKIMI

Başarılı bir sanal takım oluşturmanın çıkış noktası doğru ekip ve doğru liderlikten geçiyor. Bu ikisi birçok zorluğu aşmanın da anahtarı. Doğru insanları takıma almada dikkat edilecek kriterler iyi iletişim becerileri, duygusal zeka, kendi başına da çalışabilme becerisi, ve sorunlarla başedebilme dayanıklılığı. İletişim teknolojilerini rahat kullanma da bir başka kriter. Ekipteki kişilerin sayısı da önemli. En etkili takımlar on kişinin altında olanlar. Rollerin düzgün dağıtılması da ekip başarısını etkiliyor. Doğru liderliğin göstergeleri ise güven ortamı yaratma, empati, samimi iletişimin teşviki, ve yardımsever eleştiri.

Sanal takım elemanlarının kendi bulundukları yerden çalışması seyahat ve ofis masraflarını azaltsa da bu ekiplerin arada sırada bir araya gelmelerinin sağlanması gerekli. Bu bir araya gelmeler için ideal fırsatlar, öncelikle takım kurulurken, daha sonra kilit bir yeni insan takıma katılırken, ve çeşitli kilometre taşlarında, örneğin kısa vadeli hedeflere ulaşıldığında kutlamak için. Takım kurulurken toplanma gerçekten kritik. Burada tanışmanın ötesinde takımdan beklentileri oluşturma, hedefleri netleştirme, davranış kurallarını oturtma, ve güven sağlama amaçlanabilir. Örneğin takım üyelerinin taleplerine cevap verme hızı için bir kural belirlenebilir. Yeni insanlar takıma katılırken de fiziksel toplanma imkansız ise bir video toplantı yapılmasını öneririm. Bu daha sonraki görüntüsüz iletişimlerde o kişiyi gözde canlandırmayı kolaylaştırır.