“İşbirliğinin amacı karmaşık ortamda daha iyi sonuçlar üretebilmek.”
Bir şirkette inovatif bir kültür oturtmada en önemli konulardan ikisi iletişim ve işbirliği. İnovasyonun bireysel becerilerle geliştiğinin sanıldığı devir çoktan sona erdi. Problemler çetrefilli, ve tek bir konuda uzmanlık artık yetmiyor. Gerçek zamanlı iletişim ve işbirliği bir zorunluluğa dönüştü.
ÇEVİKLİK DEVRİ
Şirketin karşı karşıya olduğu kritik konulara kafa yoran kişiler çok az sayıdaysa, bunların birlikte cazip inovatif fikirler yaratma olasılığı da o derece zayıf. Uzun yıllardır şirket organizasyonlarının temelini oluşturan hiyerarşik yapı da çözümleri zorlaştırıyor. Yöneticilerin rolü değişiyor ve gelişiyor. Yönetim yok olacak değil elbette, ama klasik anlayışın ötesinde bir misyona evrilmesi lazım. Konuların bir silo içinde yukarı doğru aktarılıp diğer silonun tepesindeki yönetici ile konuşulduğu ve oradan tekrar aşağı doğru indirildiği bir model bugünün dünyası için çok yavaş. Devir çeviklik devri. İşlerin çözülebildiği en alt seviyede çözülmesi, bunun için de serbest ve akıcı bir iletişim ve işbirliği ortamının yaratılması şart. Neyse ki artık bu imkanları sağlayacak bilgi ve çözümler var.
Bugün en yüksek performansı yakalayan şirketler organizasyonda değişik kişilerde biriken bilgiyi en iyi şekilde değerlendirmek ve bilgi transferini kolaylaştırmak için gerekli ortamları yaratabilenler. Artık literatüre girmiş olan Google’ın Googleplex adlı merkezi buna iyi bir örnek. Brisa da bu ortamı sağlayan şirketlerden biri. Ofisteyken ev rahatlığında çalışmayı sağlayan “Salon” adlı bir alanları, “Alaçatı” adlı dış mekan deneyimi sunan bir işbirliği alanları, kalabalık ekiplerin paylaşımı için bir “Amfi” alanları, “Sessiz Çalışma” için ayrı bir bölümleri, ve en önemlisi “Genba Odası” adını verdikleri yedi farklı bölümden çalışanların sahadaki gelişmeleri ekranlardan gerçek-zamanlı takip ve analiz edip problemleri kısa sürede çözüme ulaştırdıkları bir alanları var. Genba Odası ofisin tam ortasında yer alıyor. Bu gerçekten müşteriye dönük işbirliği için müthiş bir uygulama. Türkiye’den sahibinden.com ve Yemek Sepeti Park ofisleri de işbirliği ile inovasyonu teşvik eden müstesna mekanlar.
GERÇEK-ZAMANLI ÇALIŞMA
Brisa örneğinde olduğu gibi, ofislerde esnek ve çeşitli iş yapma ve ortak çalışma şekillerinin karşılanabildiği alanları yaratmak iletişim ve işbirliğini yükseltir. Araştırmalara göre, uyumlu ekip oluşturmada en önemli faktörlerden biri fiziksel yakınlık. Yüz yüze ilişkiler de ofis ortamındaki en etkili faaliyetler. Buna karşılık işin görülme şekli uzun zamandır ofis dışına taştı. Üstelik bu yalnızca işi gereği dışarıda olması gereken Satış gibi fonksiyonlar için değil. Orada ve o anda alınması gereken kararlar arttı. Gerçek-Zamanlı çalışma ön plana çıktı. Bu durumda şirketler en etkili çözümleri bulmak için dijital çözümleri fiziksel alanla birleştirmek yoluna gittiler.
Son yıllarda dünyada kullanımları çok artan İletişim ve İşbirliği Uygulamaları şirketlerdeki takım üyeleri için çevrimiçi sanal bir çalışma odası görevi görüyor. Bir anlamda aynı konuda çalışan kişileri bir arada oturtmak gibi bir şey. Bu uygulamalarla mesaj, ses, görüntü, video gibi çeşitli formlarda iletişim yapılabildiği gibi dosyalar paylaşılabiliyor, bir dosya üzerinde eş zamanlı çalışılabiliyor, ortak beyaz tahta kullanılabiliyor. Slack adlı işbirliği uygulamasının kullanımı her yıl %100 artıyor. Slack kullanan şirketlerin email hacimlerini %49, toplantı sayılarını ise %25 azalttıkları rapor edilmiş. Daha önemlisi verimlilikleri %32 artmış. Faydalar bunlarla da bitmiyor.
HER YERDEN ÇALIŞMA
İletişim ve İşbirliği Uygulamaları sizi gerçek-zamanlı çalışabilir bir hale getiriyor. Bu şekilde çalışan şirketler karşısında geriden gelenlerin çok fazla şansı yok. İletişimi kanallara ve zincirlere ayırıyor. Böylece konuya odaklanabiliyorsunuz. Ayrıca arama da yapmak mümkün. Çalışan angajmanını arttırıyor. Bildirimler ve hatırlatmalarla gelişmeyi görünür kılıyor. Çalışanlar yaptıkları işlerin anlamlı bir şekilde içinde olmak istiyorlar. Terminler ve taahhütlerle hesap verebilirlik sağlıyor. Ortak bir iletişim alanıyla pahalı hataları önlüyor. Farklı zaman dilimlerinde ve uzaktan takım halinde çalışma imkanı veriyor. Konu üzerindeki tartışmaları izleyebileceğiniz bir kayıt sunuyor. İşbirliği için Slack, Video iletişim için Zoom, Proje Yönetimi için Trello ve Asana incelenmesinde fayda olan uygulamalar. Büyük kurumsal şirketler için de MS Teams, ve Cisco Webex gibi uygulamalar var.
İnovasyon teknolojiden ibaret değil. İnovasyon insanların zor problemleri çözmek, ihtiyaçlara karşılık bulmak için bir araya gelmeleriyle ilgili. Bu anlamda inovasyon sosyal bir süreç. Karmaşık iş ortamında inovatif çözümler yaratma iletişim ve işbirliğinden geçiyor.
Ali Özgenç
ali@algoritmaconsulting.com