e-Postadan bizi kim kurtaracak?

e-Postadan bizi kim kurtaracak?

Bugün dünyanın herhangi bir yerindeki şirketlerde, her seviyede en büyük verimsizlik kaynağı nedir? Bu soru sorulduğunda birçok kişinin aklına sigara molaları, sosyal medyada geçirilen zaman gibi şeyler geliyor. Bence asıl verimsizlik kaynağı bunların hiçbiri değil, hepimizin hergün kullandığı e-postanın ta kendisi.
e-Postanın geçmişi 1970’lere, internet öncesi döneme dayanıyor. Hatta e-postanın internetin doğuşu için faydalı olduğu da söylenebilir. E-posta adından da anlaşılabileceği gibi, hızla yerine varan ve elektronik ortamda saklanabilen bir “mektup” gönderme aracı olarak ortaya çıktı. Şirketlerde daha önce sırasıyla mektup, telgraf, telex, ve fax kullanılıyordu. Bunların hepsi başlangıç ve varış noktalarında kağıt olarak saklanıyordu. Hatta ilk fax cihazları pahalı olduğu için binaya bir tane alınıp “Fax Odaları”na konur, gelen faxlar oradan dağıtılır, bir kopyası alınıp dosyalanırdı.

Mektupla iş yönetilir mi?
Bu kısıtlı ve kontrollü iletişim ortamından e-postaya geçiş ve her çalışana bir e-posta adresi verilmesi iletişimi ve iletişimin “dosyalanması”nı ciddi bir şekilde kolaylaştırdı ve demokratize etti. Bugün artık şirketlerde bütün ofis çalışanlarının bir e-posta adresi var. Global e-posta sunucuları sayesinde isteyen herkes de kendine özel bir e-posta adresi alabiliyor. 2015 itibarıyla dünyada 4.4 milyar e-posta hesabı olduğu tahmin ediliyor. Bunun bir milyarı iş e-postası hesabı. Öte yandan e-posta trafiğinin büyük kısmı iş hesaplarından geliyor. Günde 100 milyarın üzerinde e-posta gönderiliyor. e-Postanın basitliği, şirket içi ve dışı her yerde bulunurluğu onu de-fakto iletişim aracı yaptı. Bugün şirketlerin çoğunda birinden iş istemek için e-posta kullanılıyor.

Ancak e-postanın yaygınlaşmasıyla başka sorunlar ön plana çıktı. Bir zamanlar hızlı ve basit iletişim aracı olan e-posta bugünün iş yerlerinde zaman yutan fakat gerekli bir musibete dönüşmüş durumda. Bugün şirketlerdeki tipik bir yönetici günde 200’ün üzerinde e-posta alıyor. Aşırı bilgi yüklemesinin başka bir formu olan e-posta, işin yapılması için bir araç olmaktan çıkarak başlı başına bir işe dönüşmüş durumda. IBM’in verilerine göre çalışanlar zamanlarının %30’dan fazlasını e-posta yazmak, okumak, ve yanıtlamaya harcıyorlar. Tipik bir çalışan günde ortalama 50 kere Gelen Kutusunu kontrol ediyor. Üstelik yapılan araştırmalar, alınan e-postaların birçoğunun önemsiz olduğunu gösteriyor. Buna rağmen e-postaların içeriğinin bilinmezliği, içlerinde belki önemli birşey olma olasılığına karşı, bizleri onları okumaya itiyor.

Basit, yaygın, ancak tek yönlü ve gelişen ihtiyaçları karşılamayan bir iletişim aracını bir yönetim aracı olarak kullanmaya kalkınca sorunlar çıkıyor. e-Posta iş süreçlerini yürütmek için yetersiz bir araç. En önemli eksikliği iş akışını e-posta ile izlemenin imkansız oluşu. Yapılandırılmış bir bilgi depolama aracı da değil. Yöneticilerle çalışanlar arasında yapılacak işin netleştirilmesi, önceliklendirilmesi, ve birbirine bağlı işlerin belirlenmesinde yetersiz. Öte yandan bir iş birliği aracı olarak da tamam değil. Bu yetersiz tasarımı bir de mobil ortama taşıdığınızda iş katmerleniyor.

Sosyal intranet platformları
Peki çözüm ne? Mektuptan evrimleşmiş ve bugünün iş süreçlerini yönetmede oldukça kötü bir araç olan e-posta nasıl adam edilir veya yerine ne konulur?

İnovatif sistemsel yaklaşımlara geçmeden önce davranışsal iyileştirmeleri gözardı etmemekte yarar var. Şirketlerde her şeyden önce bir e-posta adabını oturtmak lazım. Ne zaman gönderilir, ne zaman gönderilmez, kime gönderilir kime gönderilmez gibi konularda şirket portallerine konacak yönlendirmeler önemli fayda sağlayabilir. Kişilerin dikkatli olması, mesajı olabildiğince kısa tutması, konu satırını iyi kullanması, “Tümünü Yanıtla” ile ilgililer dışında herkese mesaj göndermemesi mutlaka bir rahatlık sağlar.

Ancak tasarımı işi yönetmeye uygun olmadığı için, şirketlerde iç iletişimi e-posta dışında platformlara kaydırmak bugün artık zorunlu görünüyor. Çözüm e-postayı azaltıp daha fazla telefon, kısa mesaj, veya yüzyüze toplantı yapmakta değil. Çalışanların bireysel veya grupla işlerini yapabilmelerini sağlayacak içeriğe, araçlara ve uygulamalara açılan ve başta mobil olmak üzere her türlü platformda bulut üzerinden çalışan bir iç sosyal ağ iyi bir çözüm. Eskiden çalışanlara tek yönlü iletişim için kurulan yapılar dünyada artık inovasyonu süren iş birliği platformlarına dönüştü. Buralarda klasik portal içeriklerinin yanında, konu bazında açılan iletişim ve iş birliği alanları, Wikiler, çalışanların kendi tarafından oluşturulan uzman profilleri, mikrobloglar, mobil chat ortamları gibi formatlar var. IBM’in çalışanları tarafından oluşturulan 17.000 içe dönük blogu 100.000 çalışan kullanıyor. Çalışanların kendi profillerini oluşturdukları SocialBlue’da 53.000 üye var.

e-postanın yok olmasını beklememek lazım. Ancak e-postanın yetersizlikleri inovatif başka sistemleri kurarak aşılabilir. İş yeri verimsizliğinden yakınan şirketlerin bu alandaki seçenekleri incelemelerini öneririm.

Ali Özgenç
Keiretsu Forum Türkiye
YK Üyesi
ali@algoritmaconsulting.com