“Ofis artık işin yapıldığı tek yer olmayacak.”
Olağanüstü günlerden geçiyoruz. İnsanların kendilerinin ve sevdiklerinin sağlığının öne çıktığı günler. Bu günler elbette bitecek, ancak COVID sonrası dünyanın aynı olacağı söylenemez. İnsanların, şirketlerin, devletlerin davranışlarında mutlaka değişiklikler olacak. Şu anda ilk adımları atılan bazı davranış modelleri kalıcı hale gelecek. Bu tip kriz ve kaos dönemleri şirketlerin ve devletlerin yavaş ve tereddütlü davrandığı bazı aksiyonları hızlandırıyor. Çaresizlik herkesi inovasyon odaklı yapıyor. Boşuna dememişler zorunluluk icatların anasıdır diye. Adı konmasa da, dünyayı bu zor durumdan inovasyonun kurtarması yaygın bir beklenti. Herkesin gözü yenilik haberlerinde. Yeni bir aşı, ucuz pratik bir ventilasyon cihazı, sağlık iş modelinde radikal adımlar, sıradan insanların gündeminin başında. Şirketler için de en önemli konu, iş sürdürülebilirliğine dönük çözümler. Bunların başında da, mümkün olan her alanda, “uzaktan” çalışma geliyor. Peki bu konuda harekete geçilmesi için bir salgın mı gerekliydi? Böyle bir kırılma noktası olmasa ofis hala yıllardır bildiğimiz ofis olmaya devam mı edecekti?
Bir dostum zamanında “İstanbul verimsizlik üzerine kurulmuş bir şehirdir” demişti. Gerçekten de bir şehir düşünün, sabah Anadolu yakasından Avrupa yakasına, akşam da tersine bir kitle göçü oluyor. Haftanın her günü de bu tekrarlanıyor. Bir dönem ben de bu günlük göç kervanının içindeydim. Şimdi dönüp baktığımda, insanlar buna her gün nasıl katlanıyor diye düşünmeden edemiyorum. Gerçi Anadolu yakasında ofisler, Avrupa tarafında da yerleşim arttı, ama yeterli olmadı ki aynı manzara devam ediyor.
TEKNOLOJİYE SARILMAK
İstanbul bu konuda yalnız değil. Örneğin New York’da da gündüz Manhattan’a, akşam da banliyölerdeki evlere bir seyahat var. Yolda kaybedilen zaman bir yana, insanların işlerine yorgun gitmesi de bir verimsizlik kaynağı. Neyse ki teknolojik gelişme ile birçok iş tipi için herhangi bir yerden çalışma olanağı doğdu, ve bunu birçok firma kullanıyor. Uzaktan çalışma artık hayatın bir gerçeği. Teknolojik gelişme yalnızca uzaktan çalışmayı kolaylaştırmıyor. Aynı zamanda Yapay Zeka, Makine Öğrenmesi, Robotik, IoT, Otonom Sistemler gibi teknolojilerin gelişmesi ile insangücü ihtiyacını azaltıyor. Bu gelişmeler, ofislerin küçülmesini, birçok ofisin ortadan kalkmasını getirecek.
Dünyanın birçok yerinde çalışanlar için ofis veya bazı günlerde evden çalışma hala süregiden çalışma ortamları. Ofis de hala işin yapıldığı ana yer olmaya devam ediyor. Peki ofis yıllar içinde nasıl bir gelişim izledi? Bugünkü ofisler 50 yıl önceki ile aynı değil. Geçmişten bugüne bir değişim yaşandı ve yaşanmaya devam ediyor. 1800’lerin ortalarında zihinsel iş yapanların ayrı odalarda çalışıp rahatsız edilmemeleri gerektiği düşünüldüğü için ofisler buna göre şekillendi. Yine 1800’lerin sonu ve 1900’lerin başında organizasyonlarda çok katlı hiyerarşiler egemendi. Bu dönemin anlayışına uygun olarak en üst katlarda tepe yöneticilerin oturduğu ve ortada fazla görünmediği yüksek iş binaları yapıldı. 1900’lerin başında Frederick Taylor açık ofislerin ilk örneklerini tasarladı. 1980’lerde kübik denilen çalışma mekanlarına geçildi. Kişilere ayrı bir bölme vererek bunların “özel alan” ihtiyacını karşılaması, ve aynı zamanda çok sayıda kişiyi var olan alana sığdırma amaçlandı. İşlerin giderek komplike hale gelmesi ve işbirliğinin önemli bir değer olarak ortaya çıkması ile kübikler bir yana bırakılıp yeniden açık ofislere dönüldü.
Bugün ofislere bambaşka bir yaklaşım söz konusu. Eskiden çalışma ortamında en iyi tek çözüm aranırken şimdi faaliyet bazında seçenekler içeren, hem işbirliği ortamlarını hem de bireysel odaklanma imkanını yaratan ofisler tasarlanıyor. Aslında yapılmaya çalışılan, ev rahatlığında ve çeşitli ihtiyaçlara cevap veren bir ofis. Bu konuda ilk adımı yıllar önce Starbucks attı. “Üçüncü Adres” başlıklı inovasyon platformu evle ofis arasında bir yeri tanımlıyordu. Arkadan Ortak Çalışma Alanları geldi. Daha sonra inovatif şirketler çok farklı ofisler yaptılar. Şimdi de diğerleri aynı şeyi kopyalıyorlar.
AKIŞKAN İŞYERİ
Kişiler arası çalışma alışkanlıkları farklı olabildiği gibi, bir kişinin de farklı faaliyetler için farklı ortamlara ihtiyacı var. İşyeri verimliliğinin çeşitlilik gerektirdiği sonunda anlaşıldı. Bu çeşitliliğin içinde normal masalar, rahat koltuklar, ayakta çalışma masaları, cafe, mutfak, sessiz oda, ayakta toplantı mekanı gibi alternatifler var. O andaki faaliyete nerenin en uygun olduğunu çalışan seçiyor. İlk bakışta daha fazla alana yayılır izlenimi veren bu model mutlaka öyle olmayabilir. Bazı işlerin makinelere devredilmesi ile idari personelin azalması, kayıtlar için ayrılan alanların azalması, kişi başı masa ayrılmaması ve gelen kişinin boş olan yeri kullanması, yöneticilerin de diğer çalışanlarla birlikte oturması, yöneticiler yokken odaların toplantı için kullanılması, daha az kademe, dışarda çalışma, sanal toplantılar, VR-AR teknolojilerinin kullanılması hep yer ihtiyacını azaltan unsurlar. O gün işe gelmeyen kişiler ve dışarda yapılan işler de zaten çalışma saatlerinde masaların ancak %40-50’sinin kullanıldığı anlamına geliyor.
Yeni ofis tasarımlarında yaratıcılık, verimlilik, iş tatmini, konfor, ve çalışan angajmanı ön plana çıkan faktörler. Bu nedenle doğal ışık alan, hava kalitesi iyi, yeşillik gören ofisler yapılıyor. Ofis alanı ihtiyacının azalması öngörülerek modüler, yeniden tasarlanabilir ofisler ve ortak çalışma alanları gibi dış imkanların kullanımı da tercih ediliyor.
Ofis artık işin yapıldığı tek yer değil. Özellikle COVID deneyiminden sonra bu artık net bir şekilde oturacak. Ancak ofisler, kullanım oranları azalsa da, görünür gelecekte tamamen ortadan kalkmayacak. Bunun birkaç nedeni var. En başta, bütün teknolojik ilerlemeye rağmen, yüzyüze görüşme ve toplantının yerini hiçbirşey tutmuyor. Ayrıca, şirketlerin hem müşterilere ve kamuoyuna, hem de çalışanlarına karşı kendi imajlarını yaratabilecekleri, kendi kültürlerini oluşturabilecekleri, takım ruhu ve aidiyet sağlayabilecekleri, gurur kaynağı bir merkeze ihtiyaçları var.
Ali Özgenç
ali@algoritmaconsulting.com